KSeF ab April 2026 – was ändert sich für kleine und mittlere Unternehmen?

Unser Onboarding-Prozess ist unkompliziert, transparent und 100 % digital. Zu Beginn der Zusammenarbeit benötigen wir folgende Unterlagen: 1. **Gründungs- und Registerdokumente:** Gesellschaftsvertrag oder Satzung (Notarurkunde oder S24-Auszug), aktueller Auszug aus dem Handelsregister (KRS) oder Gewerberegister (CEIDG). 2. **Onboarding-Fragebögen:** Kurzes digitales Datenblatt zu Bankverbindungen, Tätigkeitsbereich, DSGVO-Einwilligung sowie gesetzliche Fragebögen zur Geldwäscheprävention (AML/KYC). 3. **Behördliche Vollmachten:** Erteilung der elektronischen Steuervollmacht UPL-1 zur Übermittlung von Steuererklärungen und der ZUS PEL Vollmacht für die Sozialversicherung. 4. **Bei Wechsel des Buchhaltungsbüros:** Aktuelle Summen- und Saldenliste (ZPK), der letzte festgestellte Jahresabschluss, aktuelle USt- und Körperschaftsteuererklärungen sowie das Anlagenverzeichnis. Nach Unterzeichnung des Dienstleistungsvertrages weisen wir Ihnen Ihren persönlichen Hauptbuchhalter zu und schalten den Zugang zu unserem Mandantenportal und der kostenlosen Rechnungssoftware frei.

Wir setzen auf zeitsparende, digitale Prozesse. Der reguläre Einreichungsstichtag für laufende Belege ist der **10. Tag des Folgemonats** (nach Absprache bei größeren Mandaten auch der 15. des Monats). Die Belegübermittlung erfolgt über zwei bequeme Wege: • **100% Digital (Empfohlen):** Upload über unser sicheres Mandantenportal (Drag-and-Drop für PDFs und Smartphone-Fotos) oder automatischer Import über unser integriertes Faktura-Tool und KSeF. Unsere KI-gestützte OCR-Technologie liest Belegdaten fehlerfrei ein. • **In Papierform:** Für Unternehmen mit traditionellem Beleglauf per Kurier- oder Postsendung direkt an unser Büro in Warschau. Pünktliche Belegeinreichung ermöglicht es uns, Ihre USt-, CIT- und ZUS-Abgaben frühzeitig vor den gesetzlichen Fälligkeitsterminen zu ermitteln.

Ja, wir übernehmen die volle zivil- und berufsrechtliche Haftung für die Richtigkeit der von uns geführten Handelsbücher, Steuerregister, Meldungen und Jahresabschlüsse. • **Erweiterte Berufshaftpflichtversicherung (OC):** Wir verfügen über eine umfassende Haftpflichtpolice für die geschäftsmäßige Buchführung, erweitert um Personal- und Lohnbuchhaltung sowie ZUS-Meldungen. • **Zertifizierter Hauptbuchhalter C.I.K. Nr. 78963/2025:** Unsere Kanzlei wird von einem diplomierten und zertifizierten Hauptbuchhalter mit langjähriger Konzernerfahrung geleitet. • **Mehrstufige Qualitätskontrolle (Vier-Augen-Prinzip):** Jeder JPK_V7 Datensatz und jeder Jahresabschluss wird vor der behördlichen Übermittlung intern gegengeprüft. • **Schadensfreie Kanzleihistorie:** In unserer gesamten Kanzleigeschichte musste unsere Versicherung noch nie in Anspruch genommen werden – Präzision ist unser Markenzeichen.

Ja. Wir bieten umfassende Beratung und Abwicklung bei der Gründung von Einzelunternehmen und Handelsgesellschaften in Polen und im europäischen Ausland: • **Gründung von Sp. z o.o. (GmbH), P.S.A. und S.A. (AG) im KRS:** Unterstützung bei Gesellschaftsverträgen, PKD-Branchenschlüsseln, S24-Onlineanmeldung (Eintragung in 24-72h) oder Notarverträgen via PRS. • **Einzelunternehmen (JDG):** Begleitung bei der CEIDG-Gewerbeanmeldung, Wahl des optimalen Steuersystems (Pauschalsteuer, 19% Flat-Tax, Stufentarif) und USt/ZUS-Meldung. • **Behördenanmeldungen nach Gründung:** NIP-8 Steueranmeldung, VAT-R / VAT-UE Registrierung, Eintragung ins Transparenzregister (CRBR) und mBank Kontoeröffnung. • **Auslandsgesellschaften:** Begleitung bei Firmengründungen in Großbritannien (UK Ltd / HMRC), Deutschland (GmbH / UG) und Tschechien (s.r.o.).

Ja, wir bieten vollständiges Personal- und Lohn-Outsourcing für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Konzerne: • **Gehaltsabrechnung (Payroll):** Erstellung der Lohnlisten für Arbeits-, Zivil- und B2B-Verträge, Überstunden-, Prämien- und Krankengeldabrechnung sowie PIT-4R und PIT-11 Bescheinigungen. • **Elektronische Personalakten:** Digitale Führung der Personalakten (Teile A bis E), Urlaubsverwaltung, Arbeitszeugnisse und Arbeitgeberbescheinigungen. • **ZUS und PPK Pensionsfonds:** An- und Abmeldungen von Mitarbeitern, monatliche ZUS DRA/RCA Meldungen und Datenaustausch mit PPK-Instituten. • **Einstellung ausländischer Fachkräfte:** Beantragung von Arbeitserlaubnissen (Typ A), Registrierungen über praca.gov.pl und Aufenthaltserklärungen. Mit dem System Symfonia R2Płatnik garantieren wir absolute Gehaltsdiskretion und Rechtssicherheit nach dem polnischen Arbeitsgesetzbuch.

Bei steuerlichen Prüfungen, Nachfragen oder Kontrollen durch das Finanzamt, ZUS oder die staatliche Arbeitsinspektion (PIP) vertreten wir Sie vollumfänglich: • **Vertretung per Vollmacht:** Über die erteilten Vollmachten kommunizieren wir direkt mit den Prüfern, beantworten behördliche Anfragen und reichen Stellungnahmen ein. • **Bereitstellung von JPK-Prüfungsdateien:** Wir erstellen und validieren auf Anforderung JPK_KR (Hauptbuch), JPK_FA (Faktura), JPK_MAG (Warenlager) und JPK_PKPIR. • **Verfassen von Stellungnahmen und Begründungen:** Fachlich fundierte und durch Rechtsprechung gestützte schriftliche Erläuterungen bei Vorprüfungen. • **Vollständige Prüfungsbegleitung:** Bereitstellung von Unterlagen in digitaler Form oder in unseren Kanzleiräumen und Begleitung aller Beweisaufnahmen. Wir verfügen über langjährige Erfahrung bei der erfolgreichen Begleitung von USt-Sonderprüfungen, CIT-Betriebsprüfungen, Quellensteuer- und Lohnprüfungen.

Der Wechsel Ihres Buchhaltungsbüros – ob zum Jahreswechsel oder unterjährig – verläuft sicher und ohne Beeinträchtigung Ihres Geschäftsbetriebs. Wir übernehmen den Großteil der Abstimmung: 1. **Vertragsabschluss und Vollmachten:** Unterzeichnung des Betreuungsvertrages und behördliche Registrierung der neuen Vollmachten (UPL-1 und ZUS PEL). 2. **Übergabeprotokoll:** Sie bevollmächtigen uns zur direkten Kontaktaufnahme mit dem bisherigen Büro zur Übernahme von Datenbanken, Belegordnern, USt-Registern und Personalakten. 3. **Eröffnungsbilanz-Prüfung und Datenmigration:** Prüfung von Eröffnungssalden, Verifikation der letzten Steuererklärungen und Import in unser Symfonia ERP-System. 4. **Behördliche Ummeldung:** Meldung der Verlegung des Ortes der Buchführungsaufbewahrung über das Formular NIP-8 / CEIDG beim Finanzamt. Der gesamte Wechsel erfolgt zügig, diskret und vollkommen stressfrei für Ihre Geschäftsführung.

Ja, NWAGNER arbeitet nach einem modernen, zu 100 % digitalen Betreuungsmodell. Wir betreuen Unternehmen in Warschau, Breslau, Posen, Krakau, Danzig sowie in ganz Polen und Europa (u. a. Großbritannien, Deutschland, Tschechien): • **Verschlüsselter digitaler Beleglauf:** Rechnungen, Verträge und Bankauszüge werden über unser Mandantenportal hochgeladen oder via KSeF synchronisiert. • **Direkte Kommunikation:** Laufender Austausch per E-Mail, Telefon und Videokonferenz (Teams, Google Meet, Zoom) mit Ihrem persönlichen Hauptbuchhalter. • **Keine Präsenztermine erforderlich:** Verträge, Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und Personalunterlagen werden digital signiert (ePUAP oder qualifizierte Signatur). • **Kanzleiräume vor Ort:** Für persönliche Besprechungen steht Ihnen unser Hauptbüro in Warschau (ul. Trakt Lubelski 277D) jederzeit offen.

Ja. Jeder Mandant erhält einen namentlich zugewiesenen Hauptbuchhalter, der Ihre laufenden Finanzen betreut und Ihre Branchenbesonderheiten genau kennt. • **Direkter Draht:** Sie erhalten die direkte Telefonnummer und E-Mail-Adresse Ihres Betreuers – ohne anonyme Hotlines oder Ticketsysteme. • **Kontinuierliches Wissen:** Ihr Buchhalter kennt Ihre Vertragspartner, Kostenstrukturen und geschäftlichen Entwicklungspläne. • **Aufsicht des Kanzleileiters:** Alle wesentlichen Steuerberechnungen und Jahresabschlüsse werden zusätzlich von Norbert Wagner (Zertifikat CIK Nr. 78963/2025) überwacht. • **Verlässliche Urlaubsvertretung:** Bei Abwesenheiten übernimmt ein eingearbeiteter Kollege die Betreuung ohne Verzögerungen.

Ja! In jedem Abonnement-Paket ist der kostenlose Zugang zu unserer cloudbasierten Rechnungssoftware enthalten. • **Vollständige KSeF-Anbindung:** Erstellen und empfangen Sie strukturierte E-Rechnungen direkt über das Portal mit automatischer Übermittlung an das Finanzministerium. • **Web- und Mobile-Zugriff:** Erstellen Sie Rechnungen mit Firmenlogo auf Polnisch, Englisch und in Fremdwährungen (EUR, USD, GBP). • **Automatische Buchungssynchronisation:** Ausgestellte Rechnungen werden ohne manuellen E-Mail-Versand direkt in unser Buchhaltungssystem übertragen. • **Automatische Stammdatenprüfung:** Automatischer Datenabruf aus dem polnischen GUS-Gewerberegister per Steuernummer und Überprüfung der Weißen Liste der Steuerzahler.

Wir stellen sicher, dass alle Steuer- und Beitragsmitteilungen frühzeitig und in übersichtlicher Form bei Ihnen eintreffen: • **E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen:** Nach Monatsabschluss erhalten Sie eine detaillierte Aufstellung über USt (VAT), PIT, CIT und ZUS-Beiträge. • **Vollständige Überweisungsdaten:** Wir übermitteln Ihr individuelles Steuer-Mikrokonto, die ZUS-Bankverbindung, Verwendungszwecke und genaue Zahlungsfristen. • **24/7 Mandantenportal:** Alle aktuellen und historischen Steuererklärungen, behördlichen Empfangsbestätigungen (UPO) und Zahlungsübersichten sind online abrufbar. • **Exportfertige Banküberweisungsdateien:** Auf Wunsch erstellen wir Sammelüberweisungsdateien für Ihr Online-Banking zur schnellen Freigabe mit einem Klick.

Ja. Unser Team verfügt über umfassende Sprachkompetenz und langjährige Erfahrung in der Betreuung internationaler Unternehmen und ausländischer Geschäftsführer: • **Betreuung auf Deutsch und Englisch:** Wir führen den laufenden E-Mail-Verkehr, Telefonate und Online-Meetings mit Geschäftsführern und Investoren fließend auf Deutsch und Englisch. • **Zweisprachige Finanzberichte:** Wir erstellen Management-Reporting-Pakete, Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen auf Polnisch-Deutsch oder Polnisch-Englisch. • **Konzernkonsolidierung:** Wir liefern regelmäßige Reporting-Packages an ausländische Muttergesellschaften (z. B. aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, UK) nach IFRS oder HGB. • **Zweisprachige Personalverträge:** Erstellung zweisprachiger Arbeitsverträge, Dienstleistungsvereinbarungen und Arbeitsordnungen für ausländische Mitarbeiter.